Digitalisierte Einzahlungs­scheine lösen bestehende ab

Seit Längerem bereitet sich der Schweizer Finanzplatz auf die Umstellung im Rechnungsstellungs- und Zahlungsprozess vor. Die rund zweijährige Umstellungsphase endet am 30. September 2022. In der Folge sind ab dem 1. Oktober 2022 Zahlungen mit orangen und roten Einzahlungsscheinen auf sämtlichen Kanälen – beispielsweise eBanking, Mobile Banking, ZKB Quickpay, Post- und Bankschalter – nicht mehr möglich.

Herr Roth, weshalb sind die orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr zeitgemäss?

Diese beiden Einzahlungsscheine ermöglichen weder eine Digitalisierung des Rechnungswesens, noch tragen sie zur Harmonisierung und Standardisierung im Schweizer Zahlungsverkehr bei.

Durch welche Vorteile überzeugt der digitale Nachfolger, die QR-Rechnung?

Für Privatkundinnen und -kunden liegt der wesentlichste Vorteil in der effizienten und bequemen Bezahlung der Rechnung. Kurz gescannt, und schon werden sämtliche Zahlungsinformationen wie etwa Betrag, Begünstigte oder Begünstigter, Mitteilung, Referenznummer direkt ins eBanking beziehungsweise Mobile Banking übertragen. Zu Tippfehlern kommt es nicht mehr.

Und inwiefern profitieren Unternehmen?

Das Ausstellen von Rechnungen wird vereinfacht, der manuelle Aufwand für das Erfassen wird reduziert. Zudem bieten QR-Rechnungen einen besseren Überblick über die Debitorenausstände. Ist die Umstellung bislang noch nicht erfolgt, gilt es nun zu handeln. Ab dem 1. Oktober 2022 werden ausschliesslich QR-Rechnungen verarbeitet.

Was sind die Herausforderungen bei der Umstellung?

Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe und Prozesse. Die umzusetzenden Schritte sind somit individuell und je nach verwendeter Softwarelösung unterschiedlich.

Konkret?

Falls Rechnungstellerinnen und -steller bereits eine Software zur Erstellung von Rechnungen mit Einzahlungsscheinen einsetzen, ist zusammen mit der Softwarepartnerin eine Umstellung auf QR-Rechnungen vorzunehmen. Hat die Firma hingegen eine Eigenentwicklung im Einsatz, muss diese technisch in der Lage sein, effizient QR-Rechnungen zu erstellen. Und als dritter Hinweis: Werden ESR-Zahlungseingänge mit den offenen Forderungen via v11-Meldung abgeglichen, müssen Firmen vor dem Versand der ersten QR-Rechnungen auf Cash-Management-Meldungen, sogenannte camt-Meldungen, umstellen. 

Dies noch: Rechnungsstellerinnen und -steller müssen sicherstellen, dass sie keine Rechnungen mit einem roten oder orangen Einzahlungsschein mit Fälligkeitsdatum nach dem 30. September 2022 versenden.

Was ändert sich, wenn bis anhin rote und orange Einzahlungsscheine für die Rechnungsstellung genutzt wurden?

Falls Kundinnen und Kunden bis anhin vorbedruckte Einzahlungsscheine bei unserer Bank bezogen haben, erhalten sie von uns vorbedruckte QR-Zahlteile mit oder ohne Kundenreferenz.

Und was haben Rechnungsempfängerinnen und -empfänger zu beachten?

Rechnungsempfängerinnen und -empfänger müssen nichts unternehmen, falls sie keine Software für das Kreditorenmanagement nutzen und die Rechnungen via eBanking, Mobile Banking oder ZKB Quickpay begleichen. Wenige Ausnahmen gibt es jedoch: Daueraufträge müssen neu angelegt werden, wenn sie auf den heutigen roten oder orangen Einzahlungsscheinen basieren. Ab dem 1. Oktober 2022 werden solche Daueraufträge nicht mehr ausgeführt. 

Unsere Kundinnen und Kunden werden in einem solchen Fall informiert; entweder via Hinweis im eBanking oder bei physischen Daueraufträgen via Brief. Kundinnen und Kunden können den Dauerauftrag selbst im eBanking anpassen, oder ihre Beraterin oder ihren Berater kontaktieren.

Was gilt, wenn ein Belegleser als Hilfsmittel verwendet wird?

Kundinnen und Kunden können prüfen, ob der bisherige Belegleser für das Scannen des Swiss QR-Codes verwendet werden kann. Auch das Mobile Banking kann genutzt werden, um Zahlungen schnell und unkompliziert mit dem Smartphone zu scannen. Alternativ stehen Belegleser unserer Partner zur Verfügung.