Gut organisiert durchs Steuerjahr

Im Januar erhält Familie Zürcher die Steuerformulare – mit der Pflicht, die Steuererklärung bis Ende März einzureichen. Familie Zürcher hat sich dafür während des vergangenen Jahres bereits gut vorbereitet: Unterlagen wie Bankbelege, Lohnausweise oder Rechnungen der Unterhaltsarbeiten liegen bereit. «Vorbereitung ist die halbe Miete», weiss auch Michel Weber, Steuerberater bei der Zürcher Kantonalbank. Er rät Steuerpflichtigen, sich nicht erst beim Eintreffen der Steuererklärung im Januar mit dem Thema zu beschäftigen. Wer nämlich nicht sämtlichen Belegen nachrennen muss, spart Zeit und Nerven.

Des Öfteren sind aber bis Ende März nicht alle Unterlagen komplett. Als Besitzerin einer Eigentumswohnung wartet auch Familie Zürcher noch auf die Betriebskostenabrechnung der Stockwerkeigentümergemeinschaft, deren Eigentümerversammlung erst im Mai stattfindet. Daher reicht Familie Zürcher bereits im Februar ein Frist­erstreckungsgesuch bis Ende September ein. Das hat keine nachteiligen Konsequenzen und kann in vielen Zürcher Gemeinden bequem via Internet beantragt werden.

Rechnungen prüfen und Abweichungen melden

Familie Zürcher erhält per 1. März die provisorische Rechnung für die direkte Bundessteuer für das Vorjahr. Sie beruht auf der letzten definitiven Veranlagung oder einer Schätzung anhand von Vorjahreswerten. Bei Familie Zürcher wurde vor zwei Jahren im Bad und in der Küche der Eigentumswohnung eine grössere Renovation fällig. Weil die provisorische Rechnung für Familie Zürcher auf den Steuerfaktoren der Periode beruht, in welcher die Renovation durchgeführt wurde, sind sie nicht mehr aktuell, sondern zu tief angesetzt. Wenn Familie Zürcher die Rechnung nun nicht anpassen lassen würde, käme es nach Abschluss der Steuerperiode zu einer hohen Steuernachforderung. Diese müsste dann innert 30 Tagen bezahlt werden. «Ich empfehle darum, die provisorischen Rechnungen immer dann anpassen zu lassen, wenn sich die Einkünfte markant verändert haben», sagt Michel Weber. Das macht Familie Zürcher: Sie informiert die Abteilung Steuerbezug des Steueramts über die erwarteten Veränder­ungen und erhält Mitte März die korrigierte Rechnung. Fristgerecht überweist die Familie den geforderten Betrag per Ende März.

Dasselbe Prozedere gilt auch für die provisorische Rechnung der Staats- und Gemeindesteuer. Sie bezieht sich im Unterschied zur direkten Bundessteuer auf das laufende Jahr, berücksichtigt neben dem Einkommen auch das Vermögen und wird in der Regel in der ersten Jahreshälfte verschickt. Familie Zürcher erhält die provisorische Rechnung im Mai und stellt fest, dass die Faktoren ebenfalls zu tief angesetzt sind. Zudem weiss die Familie jetzt schon, dass sie demnächst einen namhaften Erbvorbezug erhalten wird. Sie informiert daher das Gemeindesteueramt, um die Einkommens- und Vermögensfaktoren anpassen zu lassen.

Die Staats- und Gemeindesteuer kann in Raten bezahlt werden. «Aber aufgepasst: Nur Beträge, die vor Ende September bezahlt werden, werden zugunsten des Steuerpflichtigen verzinst. Spätere oder zu tiefe Zahlungen haben negative Ausgleichszinsen zur Folge», so der Steuerfachmann. Familie Zürcher entscheidet sich, den gesamten Betrag fristgerecht bis Ende September zu begleichen.

Steuererklärung ausfüllen und Abzüge beachten

Sobald Familie Zürcher die fehlende Betriebskostenabrechnung erhalten hat, kann sie die Steuererklärung ausfüllen. Michel Weber weiss aus der Praxis, dass auch dabei ein paar Stolpersteine lauern. Konten im Ausland oder solche, mit kleinen Beträgen darauf, gehen zum Beispiel gerne vergessen. Michel Weber rät auch dazu, bei den Abzügen genau hinzuschauen: Viele kleine Unterhaltsarbeiten an der Liegenschaft können sich zu einem abzugsfähigen Betrag summieren; auch grössere Zahnarztkosten können allenfalls zusammen mit weiteren Krankheitskosten zu einem effektiven Abzug führen. «Es lohnt sich also, das Jahr nochmals Revue passieren zu lassen.» So auch für Familie Zürcher, denn nebst den Betriebskosten fielen Ausgaben für kleinere Unterhaltsarbeiten an; auch die Waschmaschine wurde ersetzt. Die Summe der einzelnen Rechnungen liegt nun höher als der Pauschalabzug von 20 Prozent des Eigenmietwerts.

Veranlagung und Rechnung: Kontrollieren lohnt sich

Mitte Juni reicht Familie Zürcher die Steuererklärung ein. Im November erhält sie von der Steuerbehörde die Aufforderung, weitere Angaben zu den Unterhaltsarbeiten vorzulegen. Familie Zürcher kommt dem nach und erhält kurz darauf den Einschätzungsentscheid. «Es ist wichtig, dass man die Einschätzung gründlich prüft und mit den eigenen Unterlagen abgleicht», sagt Michel Weber. Familie Zürcher hat 30 Tage Zeit, gegen den Einschätzungsentscheid schriftlich – am besten per Einschreiben – Einsprache zu erheben. Diese Frist kann nicht erstreckt werden. Da die Steuerfaktoren aber mit der Steuererklärung übereinstimmen, erübrigt sich das für Familie Zürcher.

Im Dezember treffen bei Familie Zürcher die Schlussrechnungen für Staats-, Gemeinde- und Bundessteuer ein, die mit den bereits geleisteten Zahlungen verrechnet werden. Nun sollte es nur noch zu kleineren Nach- oder Rückzahlungen kommen. Michel Weber dazu: «Auch hier empfehle ich eine Schlusskontrolle: Stimmen Angaben wie Vermögen, Einkünfte und Steuertarif?» Da bei Familie Zürcher alles seine Richtigkeit hat, kann sie einen Schlussstrich unter die vergangene Steuerperiode ziehen – und sich selbstverständlich bereits wieder auf die nächste vorbereiten.

Veränderte Lebensumstände: Unklarheiten ausräumen

Wenn sich Lebensumstände verändern, hat das meistens einen Einfluss auf die Steuererklärung: Heirat oder Scheidung, Kauf, Verkauf oder Renovation einer Liegenschaft, Tod des Ehepartners oder eine Erbschaft gehören dazu. Solche Situationen, die vielleicht nur einmal im Leben eintreten, können Steuerpflichtige verunsichern. Michel Weber rät dazu, bei Fragen oder Unklarheiten auf die Steuerbehörden zuzugehen oder professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen.